Zarządzanie flotą samochodową to proces, który coraz częściej zajmuje czołowe miejsce w hierarchii priorytetów współczesnych przedsiębiorców. Nic w tym dziwnego. Odpowiednio realizowany, potrafi znacząco usprawnić pracę floty oraz zredukować koszty jej działalności. O czym pamiętać, przystępując do tego zadania?
Polityka flotowa – kluczowy warunek efektywnego zarządzania flotą
O istotnym znaczeniu tego dokumentu można by mówić wiele, wciąż jednak ciężko będzie oddać rolę, jaką odgrywa on w funkcjonowaniu współczesnej firmy. Odpowiednio sformułowana polityka flotowa stanowi nie tylko warunek sprawnego zarządzania flotą pojazdów, ale i podstawę działalności każdego przedsiębiorstwa. W jaki sposób?
Precyzyjne sformułowanie praw i obowiązków pracowników w sprawie użytkowania pojazdów, określenie warunków ich eksploatacji, jasny podział odpowiedzialności. To tylko niektóre z kwestii, odnajdujących swoje miejsce w polityce flotowej. Do tego dochodzi sprawa kosztów i finansowania floty, określenie zasad rozstrzygania kwestii spornych czy postępowania na wypadek awaryjnych okoliczności.
Tak szerokie określenie zakresu tematycznego spraw poruszanych w polityce flotowej, sprawia, że stanowi ona bazowy dokument dla dobrze prosperującej firmy. Mając to na uwadze, każdy proces zarządzania flotą samochodową należy zacząć od przygotowania rzetelnej, efektywnej polityki flotowej.
Przegląd aktualnych przepisów z zakresu ruchu drogowego i zarządzania flotą
Solidna i odpowiednio przygotowana polityka flotowa stanowi podstawę do efektywnego zarządzania parkiem pojazdów. Aby jednak taka była, musi być osadzona nie tylko w rzeczywistości firmowej, ale przede wszystkim – w aktualnie obowiązujących przepisach prawnych. Trudno bowiem wyobrazić sobie efektywne zarządzanie flotą pojazdów bez znajomości tychże regulacji.
Nowe zasady rejestracji samochodów, rozliczania kosztów ich użytkowania czy chociażby odliczania podatku VAT. Nieznajomość tych przepisów może prowadzić do licznych pomyłek i błędnych decyzji operacyjnych. Te natomiast – do sporych i nieplanowanych wydatków – zarówno dla fleet managera, parku pojazdów służbowych, jak i całego przedsiębiorstwa. Przystępując do zarządzania flotą, należy więc zaznajomić się z podstawowymi przepisami reżimu, regulującego sposób funkcjonowania parku pojazdów. Następnie natomiast – dostosować ów proces do obowiązujących norm prawnych.
Wybór narzędzi wspomagających proces zarządzania
Kompleksowe zarządzanie flotą pojazdów obejmuje cały zespół zróżnicowanych działań, dotykających różnych aspektów działalności firmy. Z tego też powodu, aby było skuteczne – wymaga sprawnych i profesjonalnych narzędzi, wspomagających jego wykonywanie. Kluczowa rola leży tu bez wątpienia po stronie monitoringu floty samochodowej.
Dostępne na rynku technologie, w tym w sposób szczególny monitoring pojazdów, pozwalają przejąć daleko idącą kontrolę nad sposobem funkcjonowania floty. Nowoczesne systemy GPS umożliwiają łatwą kontrolę wydatków flotowych i obserwację dynamiki ich kształtowania. Co więcej, monitoring floty samochodowej, w połączeniu z rejestratorami tras, pozwala skutecznie weryfikować uczciwość pracowników i ich rzetelność w wykonywaniu powierzonych im obowiązków. Przy tym wszystkim lokalizatory pomagają fleet managerom wdrożyć działania, zmierzające do poprawy bezpieczeństwa kierowców oraz stanu technicznego pojazdów.
Zarządzanie flotą pojazdów to w każdej firmie proces kluczowy, ale przy tym również niełatwy. Przygotowanie kompleksowej polityki flotowej, opartej na obowiązujących przepisach prawnych oraz dobór odpowiednich narzędzi – to najważniejsze czynniki, warunkujące powodzenie tego procesu.
Sprawdź system zarządzania flotą: https://www.flotman.pl/
